Нехватка времени — болезнь XXI века. Цейтнот в жизни, цейтнот на работе — это довольно распространенная ситуация в современном мире, которая может оказывать разное влияние на качество жизни и здоровье человека.

Понятие «цейтнот‎» (от немецкого Zeit — время и Not — нужда) пришло из шахматной терминологии, где оно означает ограниченное время на обдумывание хода. Схожесть этого сценария со многими случаями из жизни привела к тому, что постепенно термин стал популярен за пределами шахматных турниров.

В рабочей среде цейтнотом называют нехватку времени до дедлайна — сдачи отчета, презентации проекта или выпуска партии товара. Чем ближе финальный срок, тем сложнее контролировать качество выполнения задач. Нередко такая ситуация требует не только ускорения в работе, но и пересмотра первоначальной стратегии. Подобный стресс часто активирует творческий потенциал, выводит человека из состояния прокрастинации и заставляет искать нестандартные подходы к решению проблемы, более действенные методы и инновационные подходы. Цейтнот — не всегда негативное явление: он учит расставлять приоритеты, работать в команде, делегировать задачи, открывает новые пути решения проблем.

Однако, когда цейтнот на работе становится регулярным и неконтролируемым, то это отрицательно сказывается и на производительности труда, и на состоянии человека, приводя к стрессу и его тяжелой степени — депрессии.

Во всем мире от стресса и депрессии, которая является одной из ведущих причин инвалидности, страдает более 300 миллионов человек. Более 260 миллионов человек живет с тревожными расстройствами. Эти состояния негативно сказываются на трудоспособности людей и снижают их производительность. По данным ВОЗ, по сравнению с другими заболеваниями, негативные последствия депрессии и тревожных расстройств для работодателей и экономики в целом на 30 процентов выше. Согласно исследованию ВОЗ, связанное с депрессией и тревожными расстройствами снижение производительности труда обходится мировой экономике каждый год в 1 триллион долларов США. Только в Европейском регионе ВОЗ этот показатель составляет 140 миллионов долларов. Депрессия и тревожные расстройства ежегодно приводят к потере 12 миллиардов рабочих дней и обходятся мировой экономике почти в 1 трлн долларов. ООН считает стресс на рабочем месте «чумой XXI века». По данным страховых компаний, треть работников хотя бы раз думали об увольнении исключительно из-за стрессов.

Стресс — это реакция человеческого организма, возникающая в ответ на действие раздражителя. Когда человек постоянно подвержен стрессовым ситуациям, его организм усиленно растрачивает свои силы (энергию). Это приводит к быстрому истощению (выгоранию). Говоря о рабочем процессе, то постановка большого количества задач или нового задания, выходящего за рамки компетенций сотрудника, выводит его из равновесия. Это относится к любой категории работников: от простого специалиста до топ-менеджеров. Выход из зоны комфорта — это всегда стресс.

Причинами кратковременного стресса могут стать: конфликтная атмосфера на рабочем месте, новые проекты, перегруженность, срыв дедлайна (сроков), шум, плохие условия труда, усталость, недосып или голод. Длительный хронический стресс могут вызывать нескончаемая череда стрессоров — факторов, провоцирующих появление стресса: большое количество задач, которые необходимо решать одновременно, отсутствие отдыха, неэффективное планирование времени и задач, тревожность руководителя и его недоверие сотрудникам (атмосфера недоверия в команде), неумение делегировать полномочия, давление сроков, авторитарное руководство (страх несоответствия ожиданиям), проблемы в личной жизни и др.

В ответ на раздражающие факторы внешнего мира в организме запускаются биохимические процессы, назначение которых — справиться с экстремальной ситуацией. Со временем действие напряжения суммируется и накапливается, а уровень стресса растет и может привести к негативным последствиям.

Среди наиболее популярных реакций организма на стресс можно выделить:

• вялость, слабость, депрессия, пассивное отношение и нежелание общаться или что-либо делать, быстрая утомляемость;
• пропадает эмпатия к коллегам, к клиентам, к работе, в том числе нет удовлетворенности от профессиональных результатов;
• беспричинные и частые приступы раздражительности, злобы, недовольства окружающими, обстановкой, миром;
• бессонница, беспокойный сон;
• невозможность расслабиться, постоянное напряжение тела и нервной системы;
• плохая концентрация внимания, заторможенность, сложность в понимании обычных вещей, снижение интеллектуальных возможностей, проблемы с памятью;
• недоверие к себе и окружающим людям, суетливость;
• подавленное настроение;
• повышенный интерес к алкоголю, наркотикам, курению, компьютерным играм и другим веществам/занятиям, которые ранее особо не интересовали.

Чтобы минимизировать воздействие негативного стресса и не допустить эмоционального выгорания, существует много полезных и действенных рекомендаций.

Одним из ключевых факторов в предотвращении цейтнота является грамотное управление временем. В ежедневной работе мы делаем перерывы на чашечку кофе, тратим время на перекуры, не забываем про сплетни с коллегами, общение с друзьями в социальных сетях и мессенджерах, плюс стандартные деловые встречи, переговоры, звонки клиентам, дорога на работу и с работы (особенно актуально для мегаполисов). День состоит из продуктивных и непродуктивных процессов. Как сделать так, чтобы завтра не было поздно?  

Для начала нужно остановиться, замедлить бег, чтобы оценить происходящее. Давайте посмотрим на нашу жизнь новым осознанным взглядом.

Мониторинг и оценка рабочего дня. Сколько времени у нас уходит на все нецелевые действия в течение рабочего дня? Попробуем подсчитать прямо сейчас: проведем учет всего рабочего дня и зафиксируем, желательно каждые 15 минут, всю нашу деятельность за этот интервал времени в течение всего рабочего дня на протяжении одной недели или хотя бы двух–трех дней. Это поможет нам осознать в полной мере то, чем мы занимаемся. Результаты могут приятно удивить или шокировать, но это не повод для уныния. Это отличный предлог что-то изменить прямо здесь и сейчас. Сделать попытку обрести что-то новое и изменить кардинально свою жизнь.

Управляем временем эффективно. Ключ к эффективности и продуктивности — планирование. Не откладывайте выполнение рабочих задач на последний момент. Отложенные дела являются самой частой причиной цейтнота, поэтому важно избегать прокрастинации. Выполняйте все задания сразу по мере их поступления и не оставляйте дела незавершенными. Составьте список больших задач на неделю, а на его основе — чек-лист на день. Можно даже распланировать ближайший час. Это поможет держать фокус, но также нельзя забывать об отдыхе. Простая гимнастика, дыхательные упражнения или поход за чашкой чая сбросят нервное напряжение и позволят отдохнуть.

Выбираем приоритеты.     Любой рабочий аврал можно взять под контроль, если научиться расставлять приоритеты (задачи: срочные важные, срочные не важные, не срочные важные, не срочные неважные). Одна задача за раз: важно снизить многозадачность, сфокусироваться на самой важной проблеме и довести дело до конца. Это подарит удовлетворение от достижения результата и снизит уровень стресса. Расставьте приоритеты и выберите те задачи, которые можете выполнить только вы. Например, займитесь важным отчетом для руководителя, а к рутинным делам подключите других членов команды.

С чувством, с толком, с расстановкой. Спешка, суета и паника — враг результата: чем больше вы будете спешить, тем меньше успеете сделать. В спешке люди зачастую стремятся делать все сразу и переключаются с одной задачи на другую, не закончив первую. Составьте план работы и выполняйте его последовательно, отмечая сделанное. Это позволит рационально использовать рабочее время и не делать лишних движений.

Меняем направление. Наша энергия не держится на одном уровне: в течение дня мы переживаем и пики активности, и упадок сил. Когда концентрация снижается, полезно переключиться с одной задачи на другую: сделайте пару звонков, сходите на обед, отнесите документы коллеге на другой этаж и пр. Если вы чувствуете, что очень устали, не беритесь за потенциально стрессовую работу — например, общение со сложным клиентом. Разные типы задач и смена деятельности позволят не терять концентрацию.

Лучшее — враг хорошего.  Избегайте перфекционизма. В погоне за идеальным результатом перфекционисты часто не могут реально оценить сроки выполнения работы, поэтому не успевают закончить ее вовремя. Из-за боязни совершить ошибку у сотрудника бывают завышенные требования к результатам, поэтому он работает слишком медленно, перепроверяет все несколько раз и в итоге попадает в цейтнот.

Не забываем про отдых. Для продуктивной работы необходим качественный отдых и прежде всего полноценный ночной сон. Во время рабочего дня рекомендуется через каждые 1-1,5 часа делать короткие запланированные перерывы для отдыха, а в обеденный перерыв выходить из офиса, чтобы отвлечься от текущих задач. Качество отдыха играет важнейшую роль в борьбе с утомляемостью. Больше времени уделяйте отдыху. Но даже если у вас есть на него всего час в день, проведите этот час так, чтобы организм отблагодарил вас сполна. Смысл отдыха заключается в том, чтобы переключиться на другую деятельность. Например, если на работе достаточно интенсивная эмоциональная нагрузка, то лучшим вариантом смены деятельности будет физический тип отдыха — занятие спортом, прогулка или массаж. Если деятельность связана с интеллектуальной нагрузкой, то лучше переключиться на эмоциональный тип отдыха — чтение художественной литературы, посещение театра, встречу и др. Если деятельность связана с тяжелым физическим трудом, то для восстановления сил подойдут все возможные типы отдыха. 

Правильно питаемся. Откажитесь от фастфуда, не пейте кофе, алкоголь и другие напитки-стимуляторы. Начните с малого, поставьте себе цель обойтись без них 14 дней. Ограничьте потребление сладостей, жирной и жареной пищи. Добавьте в рацион овощей и фруктов. В идеале овощи должны занимать половину тарелки в каждый прием пищи. Ешьте часто и небольшими порциями.

Пьем достаточное количество воды. Пейте до двух литров воды в день. Каждое утро выполняйте обливание прохладной водой или хотя бы принимайте контрастный душ. Вечером для снятия усталости можно принять теплую расслабляющую ванну с морской солью или с любимыми добавками.

Физические нагрузки. Добавьте в ежедневную рутину физические активности и прогулки, желательно на свежем воздухе. Замените привычные перерывы на кофе кратковременной прогулкой, это позволит сменить обстановку, отвлечься, провести «перезагрузку мозга». Даже небольшая физическая активность вне рабочего времени, такие как: ходьба, бег или плавание ежедневно заставит вас чувствовать прилив энергии. Посвящайте упражнениям хотя бы десять минут в день, в идеале — выполнять рекомендации ВОЗ по физической активности (150 минут в неделю умеренной физической активности или 75 минут интенсивной).

Сон наше все. Постарайтесь спать семь–восемь часов в сутки. Стремитесь ложиться и вставать примерно в одно и то же время. Именно во время сна происходят не только восстановление физических сил, но психо-эмоциональная перезагрузка, что в итоге дает возможность справляться с разными жизненными и рабочими ситуациями.

Итак, если цейтнота на работе не избежать, значит надо постараться обернуть его в свою пользу: нивелировать его последствия, применяя выше обозначенные подходы, и использовать его для своего роста и развития. Это может быть улучшение какой-то способности, навыка или компетенции. К развитию можно отнести овладение чем-то совершенно новым: необычным подходом к делегированию, современным методом управления или специфическими умениями в профессиональной деятельности. Постарайтесь сместить фокус с рутинного выполнения задач на рост и развитие, превратитесь в любознательного исследователя. Тогда те неожиданности, которые вам встречаются, перестанут быть причиной разочарования, злости, тревоги, страха и стресса. Вы будете воспринимать их как повод усовершенствовать свои навыки, в том числе и в борьбе со стрессом на работе.